TRASFERTE DI LAVORO, NUOVE REGOLE: DALL'AUTO AI PAGAMENTI (SENZA CONTANTI), SCONTRINI E RIMBORSI. COSA CAMBIA

Trasferte di lavoro, tutto è cambiato. Qualcuno se ne sarà già accorto, ma nell'anno da poco concluso sono entrate in vigore nuove regole sui rimborsi spese dei dipendenti, con nuove disposizioni che sono state introdotte con l'obiettivo di limitare l'uso del contante e rafforzare i controlli fiscali.

Trasferte lavoro, nuove regole

Come spiega il Sole 24 Ore, le nuove norme entrate in vigore dal 2025 obbligano ora le aziende a rivedere i propri regolamenti interni e richiedono a dipendenti e collaboratori una maggiore attenzione sia alle modalità di pagamento sia alla corretta documentazione delle spese. La finalità è quella di rendere i rimborsi più trasparenti e facilmente verificabili dall’Amministrazione finanziaria.

 

Le modalità di rimborso

Le modalità di rimborso restano tre, ma con differenti conseguenze fiscali.

• rimborso forfettario: consiste in un importo fisso giornaliero stabilito dall'azienda, che copre le spese sostenute senza l'obbligo di presentare scontrini o ricevute;
• rimborso analitico: prevede il rimborso delle spese effettivamente sostenute e documentate (per vitto, alloggio, trasporti e altri costi)
• modalità mista: abbina una quota fissa al rimborso di specifiche spese (che devono essere documentate

La scelta della formula adottata incide direttamente sulla tassazione, poiché non tutte le somme rimborsate sono automaticamente esenti da imposte.

 

L’utilizzo dell’auto

Un aspetto rilevante riguarda l’impiego dell’auto personale. Quando il dipendente utilizza il proprio veicolo per motivi di lavoro, il rimborso chilometrico continua a essere ammesso e non soggetto a tassazione, a condizione che rientri nei limiti previsti dalle tabelle ACI. È però indispensabile che lo spostamento sia preventivamente autorizzato, coerente con l’attività lavorativa svolta e correttamente registrato, con una documentazione aziendale completa e ordinata.

 

La tracciabilità dei pagamenti

La principale novità introdotta dalle nuove regole riguarda la tracciabilità dei pagamenti. A partire dal 2025, per poter beneficiare delle agevolazioni fiscali, le spese di trasferta devono essere sostenute quasi esclusivamente tramite strumenti di pagamento elettronici, come carte di credito o di debito, bonifici e applicazioni di pagamento digitale. L’utilizzo del contante viene fortemente limitato e, nella maggior parte dei casi, comporta la perdita dei benefici fiscali, con la conseguente qualificazione del rimborso come reddito imponibile per il dipendente.

 

Scontrini, ricevute e fatture

Assume perciò un ruolo centrale la corretta gestione della documentazione. Scontrini, ricevute e fatture devono essere chiari, leggibili e coerenti con la trasferta effettuata. Non è sufficiente dimostrare l’esistenza della spesa, ma è necessario anche poter ricostruire con precisione la modalità di pagamento utilizzata. La conservazione dei documenti diventa quindi un passaggio fondamentale per le aziende, che devono essere in grado di esibirli in caso di controlli fiscali. I pagamenti in contanti non vengono eliminati del tutto, ma restano consentiti solo in situazioni limitate e con un rischio fiscale più elevato. In sostanza, laddove sia disponibile un’alternativa tracciabile, questa deve essere preferita.

2026-02-04T12:20:34Z